L’intelligence artificielle (IA) est devenue un sujet incontournable dans le monde des affaires. De nombreuses entreprises cherchent à exploiter les avantages de cette technologie pour optimiser leurs opérations, améliorer leurs produits et services, et rester compétitives sur le marché.
Cependant, de nombreuses marques se retrouvent face à des questions cruciales : leurs données sont-elles adéquates ? Leur fiabilité est-elle garantie ? Répondent-elles aux exigences spécifiques des processus d’IA ? Si vous vous interrogez également sur ces aspects, cet article est spécialement conçu pour répondre à vos préoccupations. Guidés des experts en la matière, vous découvrirez dans cet article les étapes essentielles pour rendre les données de votre entreprise exploitables par l’IA.
0. Réfléchir à ses objectifs
Avant même de commencer à manipuler vos données, il est impératif de définir clairement vos objectifs : quels problèmes ou défis spécifiques votre entreprise cherche-t-elle à résoudre ? Comment l’IA pourrait-elle apporter plus de valeur à votre entreprise ? Quels sont les résultats concrets que vous espérez atteindre grâce à l’IA ?
Cette étape fondamentale constitue le socle sur lequel reposera toute votre stratégie d’intégration de l’intelligence artificielle. Sans une compréhension approfondie de ce que vous souhaitez accomplir, il sera difficile d’orienter vos efforts et de mesurer votre succès. Vous pourriez par exemple vouloir :
- Prédire vos stocks : Prévision des volumes de vente, optimisation des coûts de stockage, anticipation des moments de friction… l’intelligence artificielle (IA) peut intervenir pratiquement à tous les niveaux de votre supply chain, et par conséquent, améliorer la rentabilité de votre entreprise.
- Automatiser vos tâches administratives : L’IA peut également être un excellent moyen pour automatiser des processus fastidieux tels que la gestion des documents, l’encodage de factures ou encore la saisie de données.
- Analyser vos cycles de ventes : En analysant en profondeur vos données de vente, l’IA peut vous aider à identifier des tendances, des schémas et des opportunités inexploitées dans votre pipeline de ventes, vous permettant ainsi de prendre des décisions plus éclairées pour stimuler la croissance de votre entreprise.
1. Préparer ses sources de données pour nourrir l’IA
Une fois vos objectifs clairement définis, la prochaine étape est de vous assurer que vos données sont accessibles et prêtes à être exploitées. En effet, pour que l’IA puisse fonctionner efficacement, elle a besoin d’accéder à des données de qualité, et cela nécessite une certaine préparation en amont.
1.1 Accessibilité des données par la machine
L’une des premières considérations est de rendre vos données accessibles aux systèmes informatiques. Cela implique de stocker vos données dans des emplacements accessibles via des réseaux ou des interfaces de programmation d’application (API).
Les données stockées localement – telles que des outils métiers ne disposant pas d’API – peuvent poser des problèmes d’accessibilité. Bien entendu, même si votre entreprise n’utilise pas de Cloud, des solutions existent pour transférer vos données et les rendre accessibles. Nous recommandons toutefois d’opter pour des solutions de stockage en ligne telles que des services Cloud (ex : SharePoint), qui permettent un accès à distance et à tout moment.
Bien que ces changements puissent paraître significatifs, il est important de souligner qu’ils offrent également une occasion précieuse de rationaliser et de moderniser vos outils, ouvrant ainsi la voie à une efficacité opérationnelle accrue.
1.2 Traitement des données non textuelles
Si vos données comprennent des images – telles que des plans – ou d’autres formats non textuels, elles doivent être traitées de manière appropriée pour être utilisées par l’IA. Par exemple, les scans de documents papier peuvent nécessiter une conversion en texte à l’aide de techniques telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR).
En préparant vos données de manière adéquate, vous établissez les bases nécessaires pour une utilisation efficace de l’IA dans votre entreprise. En veillant à ce que vos données soient accessibles et correctement traitées, vous maximisez les chances de succès de vos initiatives d’IA et vous positionnez votre entreprise pour tirer pleinement parti de cette technologie.
2. Faire de l’ordre
Une fois que vos données sont accessibles par la machine, la prochaine étape consiste à les organiser de manière à ce qu’elles soient utilisables et exploitables par l’intelligence artificielle.
Ce dont on ne se rend pas toujours compte, c’est que dès cette étape, l’intelligence artificielle peut déjà intervenir pour aider à mettre de l’ordre dans les données. L’IA peut en effet aider à rendre les données propres grâce à des algorithmes.
L’une des premières choses à considérer est l’utilisation de métadonnées. Les métadonnées sont essentiellement des étiquettes ou des informations descriptives que vous attribuez à vos données pour les catégoriser et les organiser. Cela permet à l’IA de comprendre rapidement le contenu et le contexte de vos données. Assurez-vous donc de fournir des indications claires, des catégories pertinentes et des mots-clés appropriés pour chaque donnée.
L’étape suivante est la sélection des données pertinentes pour le cas d’usage défini préalablement (voir point “0. Réfléchir à ses objectifs”). Parfois, cela représente l’entièreté des données de l’entreprise, mais souvent, seul un sous-ensemble des données est sélectionnée pour les premières itérations.
3. Gérer les niveaux d’accès et la sécurité des données
Lorsque vous travaillez avec des données, la gestion des accès et la sécurité sont des préoccupations majeures. Voici comment vous pouvez assurer la protection de vos données tout en permettant un accès sécurisé à vos collaborateurs :
3.1 Contrôle des accès pour les collaborateurs
Pour garantir la sécurité intra-entreprise, il est crucial de mettre en place des règles de contrôle d’accès basées sur la nature des données. Par exemple, vous pourriez vouloir restreindre l’accès aux données de paie uniquement au département RH et administratif. En définissant des règles basées sur la typologie des données et en définissant des profils utilisateurs, vous assurez que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations pertinentes.
3.2 Sécurité des données dans le Cloud
Le stockage des données dans le Cloud offre de nombreux avantages, mais il est essentiel de choisir une plateforme sécurisée et fiable.
“À fortiori, on utilise tous Word, Excel,… du coup, être sur Sharepoint de Microsoft pour sauver ses données dans le coud, c’est l’idéal, car ça permet une connexion entre les applications, les fichiers et le Drive” ajoute Arthur.
Ainsi, les experts préconisent Microsoft Azure comme une solution Cloud idéale, offrant une conformité élevée avec le RGPD et une intégration fluide avec les outils de productivité courants. En utilisant SharePoint de Microsoft pour stocker vos données dans le Cloud, vous bénéficiez d’une connectivité transparente entre les applications, les fichiers et le Drive, ce qui simplifie la gestion et la sécurité des données. De plus, l’activation de la double authentification (2AF) ajoute une couche supplémentaire de sécurité en exigeant une vérification supplémentaire lors de la connexion.
4. Pérenniser le système
Une fois que votre système de données est opérationnel, il est crucial de garantir sa durabilité à long terme. Voici comment vous pouvez assurer la continuité et l’efficacité de votre système :
4.1 Intégration continue et automatisation
Votre entreprise génère des données de manière continue, ce qui rend essentiel le processus d’intégration de ces nouvelles informations dans votre système existant. L’intelligence artificielle peut jouer un rôle clé dans ce processus. En utilisant des modèles d’IA préalablement établis, vous pouvez automatiser la classification et le traitement des nouvelles données, garantissant ainsi qu’elles sont correctement placées et organisées dans votre infrastructure de données. Cela implique de mettre en place des processus automatisés pour collecter et intégrer les données à partir de diverses sources telles que les e-mails, les plateformes de collaboration comme Teams ou Slack, et d’autres canaux. Cette automatisation garantit que votre base de données reste constamment alimentée en informations pertinentes et actualisées.
4.2 Gestion du changement et formation
La pérennisation du système nécessite également un effort constant de gestion du changement et de formation continue. Assurez-vous de sensibiliser régulièrement vos employés aux meilleures pratiques en matière de gestion des données et aux évolutions de votre système. En les formant aux nouvelles fonctionnalités et aux processus mis en place, vous vous assurez que toute l’équipe est alignée sur les objectifs et les standards de votre système de données.
Conclusion
Votre entreprise dispose probablement d’une mine d’or d’information. L’intelligence artificielle offre des opportunités exceptionnelles pour améliorer l’efficacité et la performance de votre entreprise. Cependant, pour exploiter pleinement ses avantages, il est impératif de préparer vos données de manière adéquate. En les rendant accessibles, bien structurées et prêtes à être exploitées, vous créez les conditions optimales pour une intégration réussie de l’IA. Ça y est, votre entreprise est prête à prospérer dans un monde de plus en plus axé sur l’IA !
